Nomenclatorul de articole este definit ca totalitatea produselor și serviciilor care intră și ies din gestiunea unei firme și are ca rol asigurarea unicității codurilor la nivel de firmă. De asemenea codul unic de identificare ne permite sa urmărim produsele pe tot parcursul ciclului lor de viață de la achiziție, producție, recepție, depozitare, inventariere, vânzare și livrare. Nomenclatorul de articole conține totalitatea materiilor prime, mărfurilor, consumabilelor, produselor finite, serviciilor prestate sau a celor primite.

Articolele definite în nomenclator sunt utilizate în zona de Vânzări, Achiziție, Gestiune Stocuri, Producție și Rapoarte financiare. Codurile de produse vor fi vizualizate la casa de marcat, pe facturi, în magazinul online, pe etichete de produs sau cataloage de prezentare.

Codificarea articolelor

Codul unic de stocare sau SKU (Stock Keeping Unit) în engleză, identifică un produs sau un serviciu cu caracteristici unice în portofoliul firmei. Pentru un produs acest cod poate conține informații ca denumirea producătorului, descriere, material, dimensiune, culoare, ambalare, garanții și nu numai.

Aceste coduri nu sunt reglementate de către un standard internațional, ele pot fi create după o regula stabilită intern sau în momentul în care se achiziționează produse de la un furnizor, acestea pot păstra codurile furnizorului.

Utilizarea codurilor de la furnizori poate fi o soluție foarte buna și ușor de gestionat, dar în anumite cazuri utilizarea acestora ar putea sa ne aducă un deserviciu. Această situație se întâlnește în cazul magazinelor online unde atât denumirea produselor cât și codurile acestora sunt indexate de către motoarele de căutare, iar utilizarea acestora poate da o informație importanta competiției care poate sa concureze apoi pe oferta de preț.

Alte coduri care pot fi utilizate pentru gestiunea internă sunt codurile standardizate internațional, câteva din cele mai importante sunt:

  • EAN-13 - European Article Number - este cel mai cunoscut standard de coduri de bare care este folosit în comerțul internațional și identifică un anumit tip de produs, într-un anumit ambalaj și produs de către un anumit producător. Variații ale acestui standard sunt: EAN-8, ISBN sau ISSN
  • UPC-A - Universal Product Code - este folosit în special în Statele Unite, Canada, Anglia Australia și alte state

Codificarea articolului trebuie să aibă o structură logică care sa ne poate ajuta într-o mai buna analiză și identificare vizuală a caracteristicilor lui. Spre exemplu, dacă avem un produs tricou, codul de mai jos ne oferă informații legate de categorie (tricouri bărbați), material (Cotton), Marime (XL) și Model (12304).

Elemente definitorii pentru înregistrarea unui articol nou în iBee

În secțiunea Nomenclatoare/Articole găsim lista de articole, aceasta este lista cu toate articolele active definite în gestiune iar filtrarea și căutarea unui produs se poate face după mai multe variabile.

Categorii articole

Înainte de a defini articolele trebuie create Categoriile de articole. În crearea unei categorii noi putem să definim numele acesteia cat și Gestiunea implicită în care se vor recepționa articolele din aceasta. În momentul în care facem o recepție ne este sugerată automat gestiunea pentru fiecare articol în parte.

Înregistrarea unui nou produs

După ce selectăm butonul “Înregistrare nouă”, se va deschide o fereastră unde putem completa toate câmpurile care vor defini respectivul articol. Variabilele notate cu (*) sunt câmpuri obligatorii ce trebuiesc completate.

  • Nume* - aceasta este denumirea articolului care va fi vizibila de către clienți, apare în factura de vânzare, în oferte și comenzi, deci trebuie să aibă o formă comercială
    • Căutarea produselor se face după caracterele din acest câmp
    • În funcție de solicitările clienților putem activa opțiunea ca Numele sa fie unic definit în sistem, astfel nu se va mai putea crea un articol cu aceeași denumire
  • Tip* - Produs/Serviciu, este important de definit acest parametru deoarece acesta influențează NIR-urile, serviciile apărute pe o factura de achiziție nu sunt recepționate.
  • Stare* - Activ/Inactiv. Articolele active sunt cele care intenționăm sa le utilizam în activitatea viitoare și care vor apărea în căutările efectuate în aplicație. Dacă un articol nu dorim sa-l mai folosim, atunci îl trecem în starea inactiv. Atenție, codurile de articole cu care s-au făcut achiziții sau vânzări cel puțin o data, nu mai pot fi șterse din sistem!
  • Cod* - este un câmp alfanumeric, unic, și poate fi definit aleator sau după o structura logică așa cum am arătat mai sus
    • În funcție de opțiune acesta poate fi afișat sau nu pe factura de vânzare
    • Cu cat sunt trecute mai multe caracterisitici ale articolului în acest câmp cu atât putem să facem căutarea după mai multe caractere
  • Cod de bare - este un câmp alfanumeric, poate fi introdus manual, cu ajutorul unui cititor de coduri de bare sau poate fi generat automat în codificare EAN-13
  • UM - unitatea de măsură principală (în această unitate se ține stocul produsului)
  • Precizie UM* - specifică numărul de zecimale pe care le suportă cantitatea, adică în câte subdiviziuni ale cantității putem opera.
  • Cota TVA* - se specifică taxa pe valoarea adăugată, iar în funcție de opțiunile de pe factura de vânzare aceasta va fi aplicată sau nu la produse. Opțiunile disponibile în factură sunt (Taxabil, Scutit, Intracomunitar, Taxare inversă)
  • Categorie Articol - este o clasificare a produselor care se poate face după natura acestora, după destinație, după clasa contabila sau oricare alta categorisire pe care dorim să o facem.
    • Categoriile sunt elemente după care putem să filtrăm stocul și să scoatem rapoarte de achiziție sau vânzări.
  • Grupa Articole - este un tip de clasificare pe care aplicația de gestiune ERP iBee o folosește în gestionarea listelor de preturi și a produselor disponibile în aplicația de vânzări la magazin
  • Se vinde - produse vandabile. Dacă nu este bifat, produsul nu poate fi adăugat pe documente de tip ieșire (factură, ofertă, comandă, etc.)
    • Preț lista - este prețul de vânzare a produselor care va apărea pe factură, în aplicația de vânzări sau pe bonul casei de marcat
    • Preț promo - este prețul promoțional care se aplică partenerilor care au activată funcția “Aplică prețuri promoționale”. Dacă este specificat în nomenclator atunci acesta va fi prețul folosit la vânzare pentru aceștia. O altă posibilitate de aplicare a prețurilor speciale se poate face prin utilizarea listelor de prețuri.
    • Moneda - Valutele în care se pot reprezenta preturilor sunt RON, EUR, USD, HUF. În cazul în care selectăm o valută, vom putea face conversia la cursul zilei BNR. Acesta fiind sincronizat în timp real cu baza de date a Băncii Naționale Romane.
  • Se cumpără Dacă nu este bifat, produsul nu poate fi adăugat pe documente de tip intrare (aviz, factură, cerere de ofertă, comandă fermă, etc.) Acesta este prețul de achiziție referință fără TVA, va fi sugerat automat în facturile sau avizele de intrare. Acest preț poate fi actualizat dacă preturile de achiziție se schimbă.
  • Se produce Dacă nu este bifat, produsul nu poate fi adăugat pe documente de tip producție (fisă tehnologica, estimare, lansare producție, etc.) Este prețul de producție referință, rezultat în urma procesului de producție și are la baza calculul rezultat din rețeta produsului
  • Stocabil Dacă nu este bifat, produsul nu poate fi recepționat, încărcat/descărcat de pe stoc. În aceasta secțiune definim metoda de gestiune a stocurilor. Cea mai des utilizata este metoda FIFO, Primul intrat, primul ieșit sau Cost mediu ponderat. Tot aici se specifică valoarea pentru Stocul minim și Stocul maxim. În raportul Stocuri critice vom putea vizualiza ce stocuri sunt în afara acestor valori și trebuie reaprovizionat.
  • Numere lot manuale Dacă nu este bifat, sistemul va gestiona automat alocarea de loturi produse la recepționare.
  • Țara de origine și Cod tarifar vamal - pentru companiile din Uniunea Europeană care efectuează schimburi de mărfuri intra-stat este necesar un raport numit “Declarație statistică intratstat”, care poate fi găsit în Raport Achiziții.
  • Descriere și Date tehnice - în aceste câmpuri putem adăuga orice informație legată de articolul definit, cum ar fi dimensiuni, specificații tehnice, mod de utilizare, parametrii, etc.
  • Unități de măsură secundare - în situația în care achiziția se face într-o Unitate de măsură diferită cea de bază atunci în această secțiune vom specifica care este raportul de transformare între cele două unități. În exemplul de mai sus achiziția se face în KG însă gestiunea BUC.
  • Imagini articol - imaginile se inserează în această secțiune cu ajutorul meniului din dreapta “Fișiere atașate”. Acestea vor fi vizualizate în modulul de ofertare.

Drepturile de acces asupra Nomenclatorului

Datorită ergonomicității configurării drepturilor de acces în cadrul aplicației ERP iBee putem defini, cine are dreptul de:

  • Vizualizare/editare articole nomenclator
  • Editare preț vânzare, preț achiziție sau preț producție

Observații

  • Dacă facem achiziția de la mai multi furnizori pentru același produs, cu specificații identice atunci nu trebuie sa cream un alt articol.
  • Dacă avem intrări pe același cod de articol cu prețuri diferite, nu trebuie să creăm un cod nou de produs.
  • Pentru a evita dublarea produselor, înainte de a crea un cod nou de articol trebuie să ne asigurăm că acel produs nu a fost creat deja. Pentru acest lucru trebuie să efectuăm căutări atât după cod cât și după toate denumirile posibile ale produsului.
  • Există situația în care nu vrem să ținem evidența strictă pentru anumite produse pe care le achiziționăm cum ar fi achizițiile de protocol, consumabilele de menaj sau rechizite, pentru acestea se poate crea un articol general pentru a putea face înregistrarea cu cheltuiala în firmă, iar scăderea din stoc se va face pe bon de consum.

Cele mai frecvente probleme în definirea Nomenclatorului de articole

  • Produsele sunt dublate, adică se crează mai multe coduri de articol pentru același produs. Problema apare când vrem sa facem vânzarea pe un cod, dar de fapt recepția s-a făcut pe un alt cod.
  • Dacă avem definit un proces de producție care implica o anumită rețetă cu materii prime, iar la achiziția materiilor prime recepția se face pe alte coduri, atunci la scăderea bonurilor de consum marfa nu va fi găsită în stoc
  • O alta problemă apare atunci când nu găsim un produs pe care l-am înregistrat, acest lucru se datorează faptului ca nu avem o denumire distincta sau un cod care sa ne restrângă căutările. Aceasta situație se întâlnește în gestiunile cu un număr foarte mare de produse, însă aici se impune existența codurilor de bare și a unui scanner de coduri.

Din practică, definirea corectă a nomenclatorului de articole și clasificarea lui pe categorii sau grupe este o activitate destul de laborioasă însă o dată realizată, îmbunătățește rulajul stocului, ușurează activitatea de inventariere, reduce pierderile de stoc și oferă practic un limbaj comun între departamentele firmei, achiziție, vânzări și contabilitate.