Din experienta noastră, în cadrul firmelor care comercializează produse apar nenumărate probleme din cauza gestiunii deficitare ale stocului. În general discuțiile se iscă între departamentele de vânzări și cele de gestiune, între care trebuie să existe o continuitate a informației, dar care este dificil de obținut fără un program cât mai bine adaptat nevoilor firmei.

Recepția mărfii și gestiunea stocurilor necesită multă atenție, timp și procesarea multor documente de intrare. În funcție de configurația echipei, aceste operațiuni sunt încredințate unui gestionar sau unui contabil, însă cum circuitul documentelor poate să difere de cel al produselor fizice, în activitatea de zi cu zi a firmei apar desincronizări și poate blocaje (ca de exemplu marfa este pe raft, dar nu a fost introdusă în sistem și nu poate fi vândută).

O buna organizare a unei societăți comerciale pleacă de la definirea Nomenclatoarelor și codificarea articolelor de produse/servicii. Despre cele mai bune practici în construirea Nomenclatorului de articole vom discuta într-un articol viitor, însă acum ne vom rezuma în înțelegerea tipurilor de gestiuni, ce fel de articole intră în aceste gestiuni și cum influențează bugetul firmei.

Înainte de a intra în alte definiții, clasificări și terminologii legate de gestiune vrem să specificăm faptul ca în interpretarea legii contabile acestea sunt mult mai complexe și chiar pot avea semnificații diferite, însă noi, cum nu avem pretenția de a fi un soft de contabilitate, avem o interpretare proprie care să fie pe înțelesul oricărui utilizator, dar care în final să ducă la aceleași rezultate corecte și indiscutabile.

Definirea gestiunilor

În cazul activităților comerciale cu un singur domeniu de activitate societățile au o structură simplă de gestiuni, un Depozit central și poate o gestiune pentru Consumabile, însă pe măsură ce activitatea crește, produsele comercializate variază iar punctele de lucru se înmulțesc așa că apare necesitatea de a defini mai multe gestiuni, de a crea o structură optimă de gestiuni cu eliminarea următoarelor probleme: toate produsele sunt la grămadă, nu există o segmentare clară privind rolul și destinația acestora în fluxurile interne ale firmei (consum, producție, comerț), se încarcă produse în gestiune greșită, se vinde din gestiunea de materii prime sau se consuma din magazin.

Atribute de bază

Tip gestiune (implicit En-detail)

    En-Gros: Această gestiune este utilizată pentru unitățile de comerț cu ridicata. În acest tip de gestiune intră: Materiile prime și consumabilele
  • Vânzarea se face de tip B2B (Business to Business)
  • Valoarea stocului se ține la prețul de achiziție
    En-Detail, este utilizată pentru unitățile de comerț cu amănuntul. Vom alege această gestiune pentru următoarele categorii de articole: Mărfuri și Produse Finite
  • Vânzarea se face de tip B2B (Business to Business)
  • Valoarea stocului se ține la prețul de achiziție

Depozit materii prime (implicit Nu)

Gestiunile marcate ca depozite de materii prime vor fi tratate special la descărcările de tip consum producție.

Evidență stoc (implicit Da)

Gestiunile fără evidență stoc pot fi folosite pentru gestiuni te tip en-detail unde nu se dorește gestiunea cantitativă ci numai valorică a produselor.

Drepturi de acces

Funcționalitatea de drepturi de acces pe gestiuni este disponibilă începând cu pachetul Business.

În definirea drepturilor de acces pe fiecare gestiune în parte putem alege:

  • Cine are drepturi doar de vizualizare a stocului
  • Cine poate încărca stocul
  • Cine are dreptul să descarce stocul

Iar atribuirea drepturilor poate fi făcută atât pe Rol de utilizator (adică pe nivele de acces) sau specific pe anumite persoane.

Ca și exemplu dacă avem sa zicem o brutărie și achiziționăm materii prime în vederea producerii de pâine, adică un produs finit, atunci materiile prime (faina, drojdie, sare, etc) vor fi recepționate într-o gestiune de tip en-gros, iar produsul finit rezultat procesului de producție îl vom recepționa într-o gestiune de tip en-gros la preț de producție, iar aprovizionarea magazinelor se va face în gestiune en-detail.
Captura de ecran de mai sus prezintă configurarea unei gestiuni de tip magazin, gestiune ce poate fi încărcată / aprovizionată doar de utilizatorii având rolul Gestionari cât și utilizatorul Vasile VASILACHE, descărcarea poate fi realizată numai de vânzătorii din magazin, iar vizualizarea stocului este permisă pentru toți cei implicați.

Achiziția și recepția produselor

Achiziția de mărfuri și produse are la baza ca și documente de intrare factura de furnizor sau avizul de la furnizor. Înregistrarea acestora în aplicația iBee trebuie făcută identic cu documentul primit și verificate valorile, deoarece din aceste documente se vor genera automat Notele de Intrare Recepție (NIR)

După finalizarea înregistrării și închiderea documentului, vom avea posibilitatea de a recepționa produsele prin apăsarea butonului Recepționare document din contextul facturii.

În această etapă putem alege gestiunea în care vrem să încărcăm marfa. Gestiunile sunt sugerate de către sistem în funcție de drepturile de access al utilizatorului curent, în conformitate cu setările făcute în Nomenclator pentru fiecare articol în parte, ușurând astfel munca de introducere a datelor.

O data cu închiderea recepției marfa intră în stoc, poate fi imprimată recepția în formatul de document dorit, și este disponibilă spre vânzare, către toți agenții din teren, magazine fizice sau platforme de magazine online.

Scăderea stocurilor

Ca și metodologie, scăderea stocurilor se face după regula FIFO (First In First Out = Primul Intrat, Primul Ieșit) sau Cost Mediu Ponderat. În practica curentă mai exista o metodă de scădere a stocurilor însă este foarte puțin utilizată, motiv pentru care nu am implementat-o în aplicația iBee și anume LIFO (Last In First Out = Ultimul intrat primul ieșit)

În funcție de situația pe care o impune, documente care pot scădea stocul sunt:

  • Factura de vânzare
  • Factura proformă
  • Factura furnizor storno
  • Avizul de însoțire a mărfii
  • Nota de livrare
  • Lista de inventar
  • Transfer
  • Bonul de consum

Situațiile în care se folosesc aceste documente țin de obiectivul urmărit, dar și de fluxul de lucru. Spre exemplu în situația în care pentru procesul de vânzare dorim sa trecem prin toate etapele disponibile Nota de livrare - Aviz vânzări - Factura vânzare, atunci scăderea stocului se va face cu primul document și anume Nota de livrare, restul de documente nu vor mai scădea stocul, ci se va crea doar legătura intre aceste documente pentru existenta unei trasabilități a informației.

Dacă activitatea firmei presupune producție internă atunci stocul de materii prime se va scădea cu bonuri de consum. De asemenea operarea inventarelor periodice sau transferul între gestiuni va ajusta stocul.

În aplicația iBee scăderea stocului se face automat însă avem posibilitatea să selectăm și manual recepția pe care dorim să o utilizăm pentru descărcare. De exemplu dorim să lichidăm un lot de produse a cărui termen de expirare se apropie, iar dacă am folosi metoda FIFO utilizarea lui ar fi întârziată și astfel am risca să pierdem acel lot.

Descărcare automată gestiune

Sistemul iBee poate realiza automat scăderea de gestiune în cadrul documentelor ce suporta descărcarea (vezi. lista documentelor mai sus) cu condiția să existe o gestiune sursă selectată pe document.

Astfel, după întocmirea documentului și selectare gestiunii sursă se apasă Descărcare iar sistemul descarcă automat stocul pentru fiecare produs de pe document în ordinea intrărilor și afișează mesajul de mai jos dacă operațiunea s-a executat cu succes.

Se va afișa mesajul corespunzător în cazul în care stocul este indisponibil pentru anumite produse de pe document.

Descărcare manuală gestiune

Dacă produsele de pe documentul curent nu pot fi descărcate dintr-o singură gestiune atunci procedura de descărcare trebuie realizată manual, prin selectarea explicită a pozițiilor de intrare pentru fiecare produs în parte. Pentru a proceda se apasă butonul iar din fereastra de descărcare stoc se vor selecta pozițiile descărcate pentru fiecare produs în parte de pe document.

Verificare descărcare pe documente

În iBee, pe toate documentele cu mișcări stoc se pot verifica printr-o singură apăsare de buton, pozițiile de stoc de tip intrare care au fost descărcate, se poate ajunge în câteva click-uri de la factura de vânzare pană la factura de intrare cu care s-a realizat achiziția produselor vândute.

Pentru verificarea descărcării de stoc pe o poziție se apasă și se consultă înregistrările aferente descărcărilor.

Raportare

Utilitatea unui sistem de gestiune a stocurilor constă atât în eficientizarea activității personalului implicat cât și în posibilitatea de raportare în timp real a situației stocurilor. Rapoartele disponibile în iBee ERP ajută managementul companiei în luarea de decizii privind volumul de achiziții în anumite perioade, analiza relației cu furnizorii și negocierea unor prețuri de achiziție mai bune, dar și departamentul contabil în verificările lunare pe care le face (de exemplu: raport evoluție stocuri, fișa de magazie, rapoarte recepții, etc).

Cu soluția oferită de iBee încărcarea gestiunii și urmărirea plății facturilor de la furnizori poate fi procesată în doar câteva minute, iar avantajul de a avea gestiunea în cloud oferă posibilitatea tuturor departamentelor să aibă informația disponibilă instant.