iBee dispune de un sistem avansat de automatizări prin care se pot implementa diferite operațiuni de procesare date în masă. Cu alte cuvinte automatizările iBee lucrează cu foarte multe date, sunt lansate automat în baza unei programări, pot fi recurente și nu necesită intervenția unui operator real.

Scenariu propus

Un exemplu relevant pentru procesarea datelor prin intermediul unei automatizări iBee poate fi scenariul în care ne propunem să trimitem notificări privind plata restanțelor la clienții noștri.

La un moment dat poate exista un număr mare de clienți cu restanțe, deci procesarea lor manuală de către un utilizator ar necesita timp prețios și semnificativ.

Din acest considerent dorim să realizăm în mod automatizat următoarele:

  • Să notificăm printr-un mail o dată pe săptămână toți restanțierii cu restanțe de 3 sau mai multe zile.
  • Mailurile trimise să ajungă la cei vizați: manageri, contabili.
  • Să atașăm la mailul trimis facturile restante în format PDF.

Verificare parteneri, contacte

Începem implementarea scenariului propus prin verificarea și completarea datelor de partener din sistemul nostru iBee. Este nevoie să avem înregistrați pentru toți partenerii contactele cu funcțiile aferente, contacte cărora dorim să ne adresăm în mailurile trimise automat.

Dacă rămân parteneri cu contacte necompletate, automatizarea ne va raporta eroare la rulare.

Creare șablon de mail notificare restanțieri

Ca pas următor intrăm în modulul de administrare șabloane email și creăm șablonul pentru entitatea Partener de tip Html prin care vom trimite notificarea.

Introducem textul șablonului, inserăm atributele de Partner în subiectul și conținutul mesajului.

Configurare automatizare

Intrăm în modulul de administrare automatizări și realizăm următoarele configurări în conformitate cu cele propuse mai sus, adică:

  • Selectăm Persoane juridice (Parteneri), ne interesează persoanele juridice;
  • Alegem Filtrare avansată: -- Fără filtrare --, dorim să verificăm toți partenerii;
  • Introducem la Funcții contacte:Conta, %Manage, pentru că dorim să ne adresăm contactelor având una dintre funcțiile: Conta, Contabilitate, Manager, Management
  • Alegem Șablonul de mail: Restanțe de 3 zile, recent creat.
  • Nu alegem la Atașament Extras de cont confirmare sold, pentru că nu vrem să trimitem însă alegem Format simplu ca formatul facturii trimis astfel prin mailul de notificare.
  • La Zile restante introducem 3 pentru că dorim să luăm în calcul toate restanțele trecute de 3 zile
  • Trimitem mailurile în numele firmei, astfel la Expeditor selectăm adresa firmei și nu cea de utilizator.
  • Introducem la Trimite copie la adresa adresa de mail de la departamentul financiar ca să avem o copie după fiecare mail trimis de automatizare. 


Rulare automatizare

Automatizarea configurată se va rula prin lansare manuală prin butonul Inițiere rulare nouă sau în conformitate cu planificarea propusă, o dată pe săptămână și va trimite la fiecare partener cu restanțe mail-ul de notificare iar la adresa expeditorului raportul de execuție al automatizării.

Exemplu mail de notificare client cu restanță

Note

  • Automatizarea va procesa numai partenerii activi, cei marcați inactiv nu vor fi verificați.
  • Se poate verifica în sistem dacă mailurile de notificare trimise au fost primite, accesate și deschise.
  • După fiecare rulare automatizarea de notificare restanțe clienți va trimite prin mail raportul de execuție, raport în care va trimite lista clienților notificați cât și eventualele erori de procesare parteneri cauzate de lipsa contactelor cu funcțiile căutate.

Funcționalitatea este disponibilă la cerere, începând cu pachetul Business.