Dezvoltarea de soluții care să diminueze volumul de documente imprimate a fost dintotdeauna un obiectiv pentru iBee, însă de multe ori acestea trebuie să existe în formă fizică, imprimate, atât datorită faptului că legea o cere cât și datorită optimizării fluxului de lucru din cadrul companiei. Pe de altă parte, datorită volumului în creștere, managementul documentelor a devenit o activitate care necesită din ce în ce mai mult timp și mai multe resurse de stocare și procesare.

Arhiva electronică este aproape o condiție obligatorie ca să poți sa-ți desfășori activitatea companiei în parametrii normali. Ca să înțelegem cum trebuie sa gestionăm documentele trebuie sa știm cum să le clasificăm, însă în acest articol ne vom limita doar la clasificarea după suportul pe care acestea intra în firmă.

După suportul documentelor pe care le primim acestea sunt de doua tipuri: 

  • Documente fizice, imprimate pe hârtie: factură furnizor, proces verbal de predare primire, copie CI, copie CUI, declarații de conformitate, bilete la ordin, etc 
  • Documente digitale, care nu necesită imprimarea, dar avem nevoie sa le stocăm organizat: imagini, pdf-uri, tabele excel, documente word, etc

Documentele fizice pe care le primim trebuie procesate pentru a putea fi stocate electronic, acest lucru putându-se realiza prin scanare sau fotografiere. Cu toate că această activitate pare logică, însă dacă ne gândim din punct de vedere al eficientizării fluxurilor de lucru, la un volum mare de documente, această activitate ne poate încarcă timpii de producție. Ceea ce poate impune găsirea unei soluții cum ar fi, ca documentele primite în format fizic să le solicităm emițătorului să ni le furnizeze și în format electronic.

iBee pune la dispoziție clienților pentru toate pachetele un spațiu de stocare de 5 GB/sistem indiferent dacă ai sau nu un cont Google, însă cu ajutorul Google Drive aceasta limită poate crește până la 15 GB pentru conturile Google gratis sau pana la 30 GB pentru conturile Google Business, acestea din urma putând fi extinse nelimitat pentru costuri suplimentare. Dacă activitatea firmei tale nu presupune utilizarea fișierelor de mari dimensiuni (ex: poze în rezoluție foarte mare) atunci resursele oferite de contul Google gratis ar trebui să fie suficiente.

De ce este mai bine sa-ți încarci documentele prin iBee in Google Drive?

Principalul avantaj este acela că vei avea un spațiu de stocare extins în iBee și că vei avea acces la documente și de pe device-ul tău mobil, telefon sau tabletă.

Al doilea avantaj este acela că iBee crează arhiva în G Drive după criterii prestabilite și după logica pe care iBee o are în organizarea documentelor.
De exemplu dacă atașăm în iBee o copie CUI pentru un Partener, atunci în Google Drive se vor crea toate folderele și sub folderele pentru Partner.
Sau, dacă atașăm dovada plății unei facturi, atunci se vor crea folderele pentru facturi, pe ani, automat.

Așadar toată structura arborescenta a folderelor este creată de către iBee și îți va fi foarte ușor să navighezi printre ele chiar dacă o faci direct din aplicația Google.

Un alt avantaj este acela că vei putea da acces specific doar anumitor persoane și doar pentru anumite documente ca să fie vizualizate dar fără a le putea copia.

Lucrând zi de zi în aplicația iBee, ai totul într-un singur loc, iar în momentul în care apare nevoia de a accesa un document îl vei avea fără să mai fii nevoit sa-l cauți.

Avantajele Google Drive

Lăsând la o parte spațiul generos de stocare pe care Google Drive îl oferă oricărui utilizator, funcționalitățile acestuia sunt foarte utile și facilitează colaborarea intre colegi. De exemplu:

  • Partajarea documentelor intre membri echipei. 
  • Drepturi de editare sau vizualizare documente
  • Colaborarea, pot lucra mai multe persoane în paralel pe același document
  • Google Drive are propria suita de documente, Google Docs (echivalent Word), Google Sheet (Excel), Google Slides (PowerPoint), ș.a. 
  • Google Apps sunt disponibile pentru mobile, Android și IOS.

Dificultăți pe care le poți întâmpina

Cu siguranță ți-ai spus, "o să-mi ia o veșnicie sa scanez și să atașez documente!". Da, asa este sau poate la început până iți intra în reflex, însă gândește-te și compară întotdeauna cu timpii pe care ii pierzi căutând de fiecare data acel document, ca să nu mai zicem și de riscul de a pierde definitiv un document nesalvat electronic. Bineînțeles, pentru a începe un management al documentelor riguros trebuie făcută o analiză înainte și trebuie stabilit ce este nevoie sa fie stocat și ce nu sau în ce format. Cu siguranță o soluție care combina arhivarea electronica cu cea fizica va fi optimă.

Integrarea aplicației iBee cu Google Drive

Funcția este disponibilă în toate pachetele iBee, este opțională și poate fi activată din două click-uri!

Prin activarea integrării cu Google Drive, iBee va stoca toate atașamentele și documentele tale din sistem într-un cont Google Drive centralizat, specificat de tine. Atașamentele stocate în Google Drive sunt marcate cu litera G în pagina de atașamente iBee.

iBee stochează documentele tale în contul tău Google Drive sub structura de foldere ibee. Vei observa că după activarea funcției în “Contul meu Drive” se va crea automat un folder “ibee”

Cum activezi integrarea Google Drive

Numai utilizatorii de tip proprietar sistem iBee cu Autentificare Google activată pot activa integrarea Google Drive pentru firma lor!

Am ales ca doar proprietarul de sistem iBee să poată activa aceasta opțiune deoarece toate atașamentele încărcate sau create în iBee, indiferent de autor, se vor stoca în acest cont de Google Drive.

Activarea integrării se realizează simplu din Setări > Google Drive prin apelarea butonului Activare Google Drive de unde suntem redirectați către pagina Google pentru acordarea de permisiuni necesare de acces pentru iBee la contul Google Drive ales.

După ce se termină activare serviciului, pagina de setări afișează statusul curent, spațiul de stocare utilizat.

Note

  • Este responsabilitatea ta exclusivă ca proprietar de sistem iBee să existe spațiu suficientă de stocare în contul Google Drive conectat!
  • În orice moment se poate dezactiva integrarea însă documentele încărcate sau create până în momentul dezactivării nu vor fi disponibile în iBee numai în Google Drive.


Disclaimer: legea Arhivarii electronice

iBee este o aplicație de management, de tip ERP, în cadrul căreia integram cele mai noi și performante soluții care pot crește eficiența clienților noștri. iBee nu este un program de arhivare specializat. Dacă căutați programe de arhivare specializate pe această activitate cu respectarea normelor privind arhivarea electronică, Legea nr. 135/2014 - arhivarea documentelor în formă electronică, există pe piața din România și le puteți găsi printr-o simpla căutare pe Internet.

Disclaimer: Google

Stocarea documentelor în Google Drive se face conform Termenelor și Condițiilor de utilizare a acestora și a Politicilor lor de confidențialitate. O dată activată integrarea, Cloud Systems SRL nu mai stochează aceste documente. Prin integrarea cu Google Drive am utilizat conectorii puși la dispoziție de aceștia (API-urile publice) pentru a facilita transmiterea de date.